Digitalizace je tématem současnosti prakticky ve všech oblastech, podnikové procesy a dokumentaci nevyjímaje. Stále nám však zůstává poměrně velké množství papírových materiálů, se kterými musíme nakládat. Jak se poprat s takovou agendou ve vztahu k archivaci? Pojďme se na to podívat!
Archivační lhůty
Lhůty k archivaci mají jasně dané parametry a jsou závislé od povahy dokumentu. Účetní podklady zahrnující záznamy týkající se formy vedení účetnictví, vydané a přijaté faktury, různé pokladní doklady a samozřejmě celé účetní knihy je nutné archivovat alespoň 5 let.
Další kategorií jsou výroční zprávy společnosti, účetní závěrky a doklady zahrnující DPH. Zde se doba archivace prodlužuje o dalších 5 let. Nejdéle si ponecháte uschované mzdové listy a dokumenty, které se týkají výpočtu důchodového pojištění. Uložené zůstanou po dobu 30 let.
Zásadně volnější pravidla platí pro interní smlouvy týkající se vašeho podnikání. V takových případech si archivační lhůty určujete sami. Měli byste logicky vycházet z termínů, které daná smlouva obsahuje. Jmenovitě tedy doba trvání činnosti z ní vyplývající nebo možnost uplatnění práv dle smlouvy.
Bezpečnost údajů „před“ a „po“
Uplynuly výše uvedené archivační lhůty? Přichází čas pro skartovačku, jakožto nejbezpečnější způsob likvidace. Bezpečnost ale není otázkou pouze samotného závěru archivačního cyklu. Data a osobní údaje musíte bezpečně uchovávat v bezpečí po celou dobu jejich existence. Tuto problematiku upravuje již několik let legislativa známá pod zkratkou GDPR, která říká, že je třeba listinné dokumenty (se kterými se v danou chvíli nepracuje) uchovávat v uzamčených skladovacích prostorech (například v uzamčené zásuvce stolu nebo v uzamčené skříni). Nesmí být ponechány v neuzamčené místnosti, pokud z ní odchází ten, který je pověřen s nimi nakládat.
Důslednost by měly vyvozovat firmy všech velikostí. Nejedná se přitom o zásadně nákladnou či organizačně náročnou agendu. Smyslem je pouze uchovávat osobní údaje v diskrétnosti a nenechat prostor pro povalování důležitých či osobních dat v běžně přístupném prostředí mezi kancelářskými potřebami na stole.
Je elektronická verze řešením?
Možnost výběru mezi digitální a papírovou formou přitom existuje. Zákon umožňuje vést nejen tištěnou, ale také smíšenou nebo čistě elektronickou formu evidence. Řada firem se ale stále řídí lidovou moudrostí „co je psáno, to je dáno“.
A rovněž samotná online forma není bez povinností. Například musíte dodržet zásady čitelnosti, jasného původu a obsahové koherence u každého elektronického dokumentu. Ten by dále měl být opatřen elektronickým podpisem a časovým razítkem, které vydá některá z uznávaných certifikační autorit. Po vypršení lhůty platnosti časového razítka musíte ale celý proces zopakovat, chcete-li prodloužit platnost elektronického dokumentu.
